Assistant opérationnel F/H

Référence de la mission : M-20240601-AM-AWA

Contexte

L’EPT Est Ensemble et la Ville de Montreuil ont choisi de créer conjointement un outil opérationnel global, au service de la Ville résiliente, écologique, solidaire et inclusive capable de porter des projets intégrant pleinement les impératifs de la lutte contre le changement climatique, en terme de sobriété foncière et immobilière, d’économie des ressources, de renaturation des espaces publics et privés comme de développement des usages et services de proximité.

Cet outil opérationnel global prend la forme de deux entreprises publiques locales, à la gouvernance partagée et aux activités complémentaires, issues de la dynamisation et du repositionnement de la Semimo, Société d’économie mixte historique de la Ville de Montreuil.

Partenaire privilégié de ses actionnaires, la Société publique locale Résilience et Innovation, créée en février 2022, a pour vocation de porter la politique de la Ville Résiliente dans le cadre d’opérations d’aménagement et projets de rénovation urbaine, de mandats de maitrise d’ouvrage, pour la construction d’équipements ou la rénovation énergétique des bâtiments publics, comme dans ses activités de gestion.

En complémentarité des activités de la SPL, la Société d’économie mixte Résilience et Innovation se donne pour objectif de contribuer à la politique de la Ville résiliente en tant qu’investisseur ou dans le cadre de partenariats innovants.

Missions

Au sein du pôle aménagement et construction, sous la responsabilité du Directeur des projets, l’Assistant(e) opérationnel(le) apporte appui et assistance aux opérationnels (Responsables d’opérations, Chef(fe)s de projet) et contribue au bon fonctionnement du service au quotidien.

Ses missions sont les suivantes :

Il ou elle assure l’appui des opérationnels dans le suivi des études, des opérations d’aménagement et de construction confiées au Pôle Aménagement et Construction :

Assurer le suivi de la gestion administrative et financière des projets dans le cadre des procédures internes : création d'engagements, validation de factures, lettres de commande, gestion des sous-traitants, en collaboration avec le service administratif et financier ;
Assurer l'assistance à la passation de marchés dans le cadre du code de la commande publique pour le Pôle Aménagement et Construction et plus ponctuellement pour le Pôle Gestion Immobilière : préparation des pièces administratives des DCE, mise en ligne sur la plateforme, courriers aux non retenus, notification des marchés ;
Assurer l'interface avec les clients et les fournisseurs des opérations ainsi que les notaires ;
Accompagner les opérationnels dans la gestion des procédures administratives : enquêtes publiques, arrêtés et délibérations, marchés et finances, dossiers à préparer pour les instances ;
Assurer la réalisation et le pilotage des actions de communication réalisées dans le cadre des opérations et de l’activité du pôle, en lien avec les opérationnels.

Il ou elle participe au bon fonctionnement du Pôle Aménagement et Construction :

Assurer l'organisation et le traitement du classement et de l'archivage (physique et informatique) au sein du service et en appui du pôle Gestion Immobilière ;
Préparer les revues de projets du pôle Aménagement et Construction et établissement des compte-rendu, gérer les tableaux de bord de l’activité ;
Assurer l'organisation des réunions de COPIL/COTECH, la tenue des agendas et la gestion des appels téléphoniques au sein du pôle ;
Gérer l'établissement et la réception des courriers, comptes-rendus, documents de présentation ou de synthèse ;
Collaborer avec les autres services de la structure et notamment l’appui du pôle Administratif et financier ainsi que la Direction Générale. Suppléance des assistant(e)s des autres services lors de périodes de congés.

Profil

De formation Bac +2 minimum, Assistant(e) de Direction ou Assistant(e) de Projet, vous justifiez d’au moins 3 ans d’expérience en gestion financière et administrative de projets dans les métiers de l’aménagement, de la construction ou de l’immobilier.

Vous connaissez le cadre législatif et réglementaire du secteur public et des marchés publics ainsi que les procédures liées à l’aménagement. Vous disposez de qualités rédactionnelles et de présentation et maîtrisez les outils informatiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Acrobat…).

Rigoureux(se) et méthodique, vous savez faire preuve de discrétion et de confidentialité. Vous appréciez le travail en équipe et la polyvalence dans les tâches qui vous seront confiées.